7 Melhores Software de Reserva de Salas de Reunião em 2026

Se sua equipe ainda reserva salas de reunião através de convites do Outlook, planilhas compartilhadas, ou o método de “andar e verificar”, você já conhece a dor: reservas duplicadas, reuniões fantasma, e aquele colega que bloqueia a melhor sala toda segunda “por precaução.”

Software de reserva de salas resolve isso. Mas com dezenas de opções que vão de ferramentas gratuitas a plataformas enterprise custando milhares por mês, encontrar a opção certa não é óbvio.

Eu testei e comparei os principais players. Aqui está o que realmente importa, e qual ferramenta se encaixa em cada situação.

O Que Procurar em Software de Reserva de Salas

Antes de comparar ferramentas específicas, vamos estabelecer o que separa bom software de frustração cara.

Recursos Indispensáveis

Integração de calendário. Se não sincroniza com Google Calendar ou Outlook, a adoção vai falhar. As pessoas vivem em seus calendários—sua ferramenta de reservas precisa encontrá-las lá.

Check-in / liberação automática. O recurso que mais impacta em realmente melhorar a utilização de salas. Se ninguém confirma presença em 10-15 minutos, a sala deveria se liberar automaticamente. Isso sozinho pode reduce meeting room no-shows em 30-40%.

Acesso móvel. As pessoas reservam salas de seus celulares, em corredores, entre reuniões. Uma experiência móvel ruim mata o uso.

Busca e filtros. “Me mostre salas de 6 pessoas com videoconferência disponíveis nas próximas 2 horas.” Se os usuários não conseguem encontrar a sala certa rápido, vão parar de usar o sistema.

Recursos Desejáveis

Displays de sala. Telas fora das salas mostrando status em tempo real. Útil mas adiciona custo de hardware.

Analytics. Relatórios de utilização ajudam a otimizar espaço, mas a maioria das equipes não precisa de analytics de nível enterprise.

Gestão de visitantes. Algumas plataformas combinam reserva de salas com check-in de visitantes. Valioso se você tem convidados externos frequentes.

Integrações. Slack, Microsoft Teams, Zoom. Útil para grandes organizações com ecossistemas de ferramentas estabelecidos.

As 7 Melhores Opções Comparadas

Tabela Comparativa Rápida

Software	Ideal Para	Preço Inicial	Check-in Auto	Idiomas
SpotBooker	PMEs, coworking	$19/mês fixo	✓ (15 min)	EN, FR, ES, PT
Robin	Enterprise (500+)	~$5/usuário/mês	✓	EN
Skedda	Reserva simples	$49/mês	✓	EN
Envoy	Escritórios com visitantes	$3/usuário/mês	✓	EN
Nexudus	Espaços coworking	€195/mês	✓	Multi
Kadence	Planejamento híbrido	Personalizado	✓	EN
Joan	Hardware-first	$7/sala/mês	✓	EN

1. SpotBooker — Melhor Custo-Benefício

Ideal para: PMEs (10-500 funcionários), espaços de coworking, equipes multilíngues

SpotBooker adota uma abordagem de preços diferente da maioria dos concorrentes: você paga por espaço gerenciado, não por usuário. Isso o torna dramaticamente mais barato para a maioria das organizações.

Pontos Fortes

• Preços que fazem sentido. $19/mês (anual) para até 8 salas. Salas adicionais a $20/ano cada. Uma empresa de 100 pessoas com 15 salas paga ~$35/mês—comparado a $500-800/mês de alternativas por usuário.

• Check-in automático com liberação em 15 minutos. Sem confirmação? A sala volta a estar disponível. Este é o recurso que realmente move os números de utilização. Funciona via reduce meeting room no-shows, email, ou app.

• Suporte multilíngue nativo. Interface completa em inglês, francês, espanhol e português. Não é uma camada de tradução—construído multilíngue desde o início.

• Opção de reserva pública. Perfeito para espaços de coworking e escritórios com visitantes externos. Convidados podem reservar sem criar contas.

• Setup em 5 minutos. Nenhum projeto de implementação necessário. Adicione salas, convide usuários, comece a reservar.

Limitações

• Sem integração nativa Slack/Teams (planejada)
• Hardware de displays requer soluções de terceiros
• Analytics são funcionais mas não de nível enterprise

Preços

Plano	Preço	Detalhes
Grátis	$0	2 spots, recursos básicos
Mensal	$29/mês	8 spots incluídos, +$2/spot/mês
Anual	$19/mês	8 spots incluídos, +$20/spot/ano

Resumindo: Se você precisa que reserva de salas funcione sem estourar orçamento ou requerer projeto de TI, SpotBooker é a escolha pragmática.

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2. Robin — Melhor para Grandes Empresas

Ideal para: Empresas com 500+ funcionários, equipes workplace dedicadas, necessidades de integração de hardware

Robin é o padrão enterprise. É polido, poderoso, e com preços condizentes.

Pontos Fortes

• Integrações maduras. Slack, Microsoft Teams, Zoom, e os principais sistemas de calendário funcionam perfeitamente.
• Ecossistema de hardware. Displays de sala, sensores de mesa, wayfinding—Robin tem parcerias para tudo.
• Analytics avançados. Equipes imobiliárias amam os dados de utilização para decisões de planejamento.
• Segurança enterprise. SOC 2, SSO/SAML, certificações de conformidade.

Limitações

• Preço. $5-8/usuário/mês acumula rápido. Uma empresa de 200 pessoas paga $12.000-19.000/ano.
• Tempo de implementação. Espere 2-4 semanas para configuração proper.
• Excessivo para equipes menores. A maior parte do poder do Robin fica sem uso se você tem 50 funcionários e 5 salas.

Preços

Cotações personalizadas baseadas no tamanho da empresa. Tipicamente $5-8/usuário/mês para reserva de salas, com add-ons para mesas, visitantes e analytics.

Resumindo: Se você é uma grande empresa com orçamento de tecnologia workplace e precisa de integrações profundas, Robin entrega. Para uma reduce meeting room no-shows, detalhamos exatamente onde cada um ganha.

3. Skedda — Melhor para Agendamento Simples

Ideal para: Organizações que querem reserva direta sem complexidade

Skedda existe há anos e faz bem o básico. É popular com escolas, igrejas e centros comunitários—organizações que precisam de agendamento sem recursos enterprise.

Pontos Fortes

• Interface limpa e simples. Fácil de entender, treinamento mínimo necessário.
• Regras de agendamento flexíveis. Bom para padrões de disponibilidade complexos.
• Foco self-service. Funciona bem para organizações baseadas em membros.

Limitações

• Analytics limitados. Apenas relatórios básicos.
• Sem suporte de hardware nativo. Displays de sala requerem workarounds.
• Design datado. Funcional mas não parece moderno.

Preços

A partir de $49/mês. Preços enterprise sobem mais com cotações personalizadas.

Resumindo: Sólido para agendamento básico. Se você vem do Skedda e quer mais recursos, consulte nosso reduce meeting room no-shows.

4. Envoy — Melhor Quando Visitantes São a Prioridade

Ideal para: Escritórios com visitantes externos frequentes, workflows centrados em recepção

Envoy começou como gestão de visitantes e adicionou reserva de salas. Se você precisa de ambos, a integração é fluida.

Pontos Fortes

• Experiência visitante + sala unificada. Visitantes reservam salas como parte de seu fluxo de check-in.
• Apps móveis sólidos. Tanto iOS quanto Android são polidos.
• Gestão de entregas e correio. Envoy também lida com pacotes.

Limitações

• Reserva de salas é secundária. Se você não precisa de gestão de visitantes, está pagando por recursos que não vai usar.
• Preços por usuário. Custos escalam com headcount.

Preços

Módulo de salas a partir de aproximadamente $3-4/funcionário/mês. Suite completa do Envoy é mais alta.

Resumindo: Se gestão de visitantes é sua necessidade principal com reserva de salas como bônus, Envoy faz sentido. Para necessidades centradas em salas, procure em outro lugar.

5. Nexudus — Melhor para Espaços de Coworking

Ideal para: Operadores de coworking, fornecedores de espaços flexíveis, espaços baseados em membros

Nexudus não é só reserva de salas—é gestão completa de coworking incluindo faturamento, membros, recursos de comunidade e agendamento de recursos.

Pontos Fortes

• Construído para coworking. Tudo que um operador de espaço flex precisa em uma plataforma.
• Gestão de membros. Créditos, pacotes, níveis de acesso todos integrados.
• Recursos de comunidade. Diretórios de membros, eventos, mensagens.

Limitações

• Excessivo para escritórios corporativos. Se você não está operando um espaço de coworking, é a ferramenta errada.
• Setup complexo. Muita configuração para todos esses recursos.
• Preço mais alto. A partir de €195/mês.

Preços

A partir de €195/mês. Escala com membros e recursos.

Resumindo: A escolha certa para operadores de coworking. Não foi projetado para escritórios corporativos tradicionais.

6. Kadence — Melhor para Planejamento Híbrido

Ideal para: Empresas focadas em coordenar horários de trabalho híbrido

Kadence enfatiza “quem está no escritório quando” junto com reserva de salas. Se seu desafio é coordenar presença híbrida, não apenas reservar salas, Kadence mira nesse problema.

Pontos Fortes

• Foco em planejamento híbrido. Veja quais colegas estão no escritório antes de escolher seu dia.
• Reserva de mesas e salas juntas. Uma plataforma para ambos.
• Recursos de coordenação de equipe. Construído para a dinâmica “vou se você for.”

Limitações

• Menos maduro que players estabelecidos. Plataforma mais nova, ainda evoluindo.
• Apenas preços personalizados. Sem página de preços transparente.

Preços

Cotações personalizadas baseadas no tamanho e necessidades da empresa.

Resumindo: Vale avaliar se coordenação híbrida é seu principal desafio. Menos convincente para necessidades puras de reserva de salas.

7. Joan — Melhor Abordagem Hardware-First

Ideal para: Empresas que querem displays de sala como interface principal

Joan faz displays e-ink para salas e construiu software ao redor deles. Se você decidiu que quer telas fora de cada sala, Joan é projetado para essa abordagem hardware-first.

Pontos Fortes

• Excelentes displays de sala. Telas e-ink que parecem profissionais e usam energia mínima.
• Integração hardware + software. Projetados para funcionar juntos desde o início.
• Reserva fácil na porta. Chegue, toque, reserve.

Limitações

• Custo do hardware. $400-600 por display acumula rápido.
• Software projetado ao redor do hardware. Menos convincente se você não está comprando os displays.
• Recursos limitados além de reserva. Ferramenta focada, não uma plataforma.

Preços

Software a $7/sala/mês. Displays vendidos separadamente ($400-600 cada).

Resumindo: A escolha certa se displays de sala são centrais na sua estratégia. Caso contrário, soluções software-first oferecem mais flexibilidade.

Como Escolher: Framework de Decisão

Ainda não tem certeza? Trabalhe essas perguntas:

1. Qual é seu modelo de orçamento?

• Preço por usuário OK: Robin, Envoy, Kadence
• Taxa fixa/por sala preferida: SpotBooker, Skedda, Joan

2. Qual é o tamanho da sua empresa?

• Menos de 50 funcionários: SpotBooker (Grátis ou pago), Skedda
• 50-500 funcionários: SpotBooker, Skedda, Envoy
• 500+ funcionários: Robin, Kadence

3. Qual é seu caso de uso principal?

• Apenas reserva de salas: SpotBooker, Skedda, Joan
• Salas + mesas: SpotBooker, Robin, Kadence
• Salas + gestão de visitantes: Envoy
• Operações coworking: Nexudus

4. Quão rápido você precisa lançar?

• Esta semana: SpotBooker (setup 5 min)
• Este mês: Skedda, Envoy, Joan
• Disposto a esperar 4-8 semanas: Robin, Kadence, Nexudus

5. Você precisa de hardware de displays?

• Sim, é essencial: Joan, Robin
• Bom ter: Qualquer plataforma com suporte a displays de terceiros
• Não necessário: SpotBooker, Skedda, Envoy

FAQ

Qual é O recurso que realmente melhora a utilização de salas?

Check-in automático com liberação automática. Salas que ficam sem uso porque alguém esqueceu sua reserva são a maior fonte de desperdício. Resolva isso primeiro, depois se preocupe com o resto.

Software de reserva gratuito é suficiente?

Para equipes muito pequenas (menos de 10 pessoas, 2-3 salas), sim. O tier grátis do SpotBooker ou Google Calendar com disciplina podem funcionar. Além disso, os problemas de coordenação justificam software pago.

Quanto tempo leva a implementação?

Varia dramaticamente:

• SpotBooker: 5 minutos para setup básico, 1-2 horas para configuração completa
• Robin: 2-4 semanas com suporte de implementação
• Nexudus: 2-6 semanas dependendo da complexidade

Posso migrar de um sistema para outro?

Sim, mas espere trabalho manual. A maioria dos sistemas não tem import/export direto entre concorrentes. Planeje 1-2 semanas para migração e funcionamento em paralelo.

Resumindo

Não existe um único “melhor” software de reserva de salas—existe o melhor encaixe para sua situação.

Para a maioria das empresas em crescimento (10-500 pessoas): SpotBooker oferece o melhor equilíbrio de recursos, preço e simplicidade. Você estará funcionando em uma tarde, não em um mês.

Para enterprises (500+): Robin justifica seu custo maior com integrações maduras e recursos de nível enterprise.

Para espaços de coworking: Nexudus é construído para seu modelo de negócio.

Para escritórios com muitos visitantes: Envoy combina reserva de salas com gestão de visitantes de forma fluida.

A pior escolha? Ficar com seu caos atual porque escolher parece avassalador. Escolha um, experimente a versão gratuita, e itere a partir daí.

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