7 Meilleurs Logiciels de Réservation de Salles de Réunion en 2026

Si votre équipe réserve encore les salles de réunion via des invitations Outlook, des tableurs partagés, ou la méthode “faire le tour et vérifier”, vous connaissez déjà la douleur : doubles réservations, réunions fantômes, et ce collègue qui bloque la meilleure salle chaque lundi “au cas où.”

Un logiciel de réservation de salles résout ça. Mais avec des dizaines d’options allant d’outils gratuits à des plateformes enterprise coûtant des milliers par mois, trouver le bon choix n’est pas évident.

J’ai testé et comparé les acteurs majeurs. Voici ce qui compte vraiment, et quel outil convient à quelle situation.

Ce Qu’il Faut Chercher dans un Logiciel de Réservation

Avant de comparer les outils spécifiques, établissons ce qui sépare un bon logiciel d’une frustration coûteuse.

Fonctionnalités Indispensables

Intégration calendrier. S’il ne se synchronise pas avec Google Calendar ou Outlook, l’adoption échouera. Les gens vivent dans leurs calendriers—votre outil de réservation doit les y retrouver.

Check-in / libération automatique. La fonctionnalité qui impacte le plus l’utilisation réelle des salles. Si personne ne confirme sa présence dans les 10-15 minutes, la salle devrait se libérer automatiquement. Cela seul peut reduce meeting room no-shows de 30-40%.

Accès mobile. Les gens réservent des salles depuis leurs téléphones, dans les couloirs, entre les réunions. Une expérience mobile médiocre tue l’usage.

Recherche et filtrage. “Montre-moi les salles de 6 personnes avec visioconférence disponibles dans les 2 prochaines heures.” Si les utilisateurs ne peuvent pas trouver la bonne salle vite, ils arrêteront d’utiliser le système.

Fonctionnalités Appréciables

Écrans de salles. Des écrans devant les salles montrant le statut en temps réel. Utile mais ajoute un coût matériel.

Analytics. Les rapports d’utilisation aident à optimiser l’espace, mais la plupart des équipes n’ont pas besoin d’analytics de niveau enterprise.

Gestion des visiteurs. Certaines plateformes combinent réservation et accueil visiteurs. Précieux si vous avez fréquemment des invités externes.

Intégrations. Slack, Microsoft Teams, Zoom. Utile pour les grandes organisations avec des écosystèmes d’outils établis.

Les 7 Meilleures Options Comparées

Tableau Comparatif Rapide

Logiciel	Idéal Pour	Prix de Départ	Check-in Auto	Langues
SpotBooker	PME, coworking	19$/mois forfait	✓ (15 min)	EN, FR, ES, PT
Robin	Enterprise (500+)	~5$/utilisateur/mois	✓	EN
Skedda	Réservation simple	49$/mois	✓	EN
Envoy	Bureaux avec visiteurs	3$/utilisateur/mois	✓	EN
Nexudus	Espaces coworking	195€/mois	✓	Multi
Kadence	Planning hybride	Sur devis	✓	EN
Joan	Hardware-first	7$/salle/mois	✓	EN

1. SpotBooker — Meilleur Rapport Qualité-Prix

Idéal pour : PME (10-500 employés), espaces de coworking, équipes multilingues

SpotBooker adopte une approche tarifaire différente de la plupart des concurrents : vous payez par espace géré, pas par utilisateur. Cela le rend drastiquement moins cher pour la plupart des organisations.

Points Forts

• Tarification sensée. 19$/mois (annuel) pour jusqu’à 8 salles. Salles supplémentaires à 20$/an chacune. Une entreprise de 100 personnes avec 15 salles paie ~35$/mois—contre 500-800$/mois pour les alternatives par utilisateur.

• Check-in automatique avec libération à 15 minutes. Pas de confirmation ? La salle redevient disponible. C’est la fonctionnalité qui fait vraiment bouger les chiffres d’utilisation. Fonctionne via reduce meeting room no-shows, email, ou app.

• Support multilingue natif. Interface complète en anglais, français, espagnol et portugais. Pas une couche de traduction—conçu multilingue dès le départ.

• Option de réservation publique. Parfait pour les espaces de coworking et bureaux avec visiteurs externes. Les invités peuvent réserver sans créer de compte.

• Setup en 5 minutes. Pas de projet d’implémentation nécessaire. Ajoutez les salles, invitez les utilisateurs, commencez à réserver.

Limitations

• Pas d’intégration Slack/Teams native (prévu)
• Le matériel d’affichage nécessite des solutions tierces
• Les analytics sont fonctionnels mais pas de niveau enterprise

Tarification

Plan	Prix	Détails
Gratuit	0$	2 spots, fonctions de base
Mensuel	29$/mois	8 spots inclus, +2$/spot/mois
Annuel	19$/mois	8 spots inclus, +20$/spot/an

En résumé : Si vous avez besoin que la réservation de salles fonctionne sans casser le budget ni nécessiter un projet IT, SpotBooker est le choix pragmatique.

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2. Robin — Meilleur pour les Grandes Entreprises

Idéal pour : Entreprises de 500+ employés, équipes workplace dédiées, besoins d’intégration matérielle

Robin est le standard enterprise. C’est poli, puissant, et tarifé en conséquence.

Points Forts

• Intégrations matures. Slack, Microsoft Teams, Zoom, et les systèmes de calendrier majeurs fonctionnent sans accroc.
• Écosystème matériel. Écrans de salles, capteurs de bureaux, wayfinding—Robin a des partenariats pour tout.
• Analytics avancés. Les équipes immobilières adorent les données d’utilisation pour les décisions de planification.
• Sécurité enterprise. SOC 2, SSO/SAML, certifications de conformité.

Limitations

• Prix. 5-8$/utilisateur/mois s’accumule vite. Une entreprise de 200 personnes paie 12 000-19 000$/an.
• Temps d’implémentation. Comptez 2-4 semaines pour une configuration proper.
• Surdimensionné pour les petites équipes. La plupart de la puissance de Robin reste inutilisée si vous avez 50 employés et 5 salles.

Tarification

Devis personnalisés selon la taille de l’entreprise. Typiquement 5-8$/utilisateur/mois pour la réservation de salles, avec add-ons pour bureaux, visiteurs et analytics.

En résumé : Si vous êtes une grande entreprise avec un budget technologie workplace et besoin d’intégrations profondes, Robin livre. Pour une reduce meeting room no-shows, nous avons détaillé exactement où chacun gagne.

3. Skedda — Meilleur pour la Planification Simple

Idéal pour : Organisations voulant une réservation directe sans complexité

Skedda existe depuis des années et fait bien les bases. C’est populaire auprès des écoles, églises et centres communautaires—des organisations qui ont besoin de planification sans fonctionnalités enterprise.

Points Forts

• Interface propre et simple. Facile à comprendre, formation minimale nécessaire.
• Règles de planification flexibles. Bon pour les patterns de disponibilité complexes.
• Focus self-service. Fonctionne bien pour les organisations basées sur l’adhésion.

Limitations

• Analytics limités. Reporting basique uniquement.
• Pas de support matériel natif. Les écrans de salles nécessitent des contournements.
• Design daté. Fonctionnel mais ne fait pas moderne.

Tarification

À partir de 49$/mois. Les tarifs enterprise montent plus haut sur devis.

En résumé : Solide pour la planification basique. Si vous venez de Skedda et voulez plus de fonctionnalités, consultez notre reduce meeting room no-shows.

4. Envoy — Meilleur Quand les Visiteurs Sont la Priorité

Idéal pour : Bureaux avec visiteurs externes fréquents, workflows centrés sur l’accueil

Envoy a commencé comme gestion des visiteurs et a ajouté la réservation de salles. Si vous avez besoin des deux, l’intégration est fluide.

Points Forts

• Expérience visiteur + salle unifiée. Les visiteurs réservent des salles dans leur flux de check-in.
• Apps mobiles solides. iOS et Android sont bien finis.
• Gestion des livraisons et courrier. Envoy gère aussi les colis.

Limitations

• La réservation de salles est secondaire. Si vous n’avez pas besoin de gestion des visiteurs, vous payez pour des fonctionnalités inutilisées.
• Tarification par utilisateur. Les coûts évoluent avec l’effectif.

Tarification

Module salles à partir d’environ 3-4$/employé/mois. La suite Envoy complète est plus élevée.

En résumé : Si la gestion des visiteurs est votre besoin principal avec la réservation de salles en bonus, Envoy a du sens. Pour des besoins centrés sur les salles, cherchez ailleurs.

5. Nexudus — Meilleur pour les Espaces de Coworking

Idéal pour : Opérateurs de coworking, fournisseurs d’espaces flexibles, espaces basés sur l’adhésion

Nexudus n’est pas juste de la réservation de salles—c’est la gestion complète de coworking incluant facturation, adhésions, fonctionnalités communautaires et planification de ressources.

Points Forts

• Conçu pour le coworking. Tout ce dont un opérateur d’espace flex a besoin en une plateforme.
• Gestion des adhésions. Crédits, forfaits, niveaux d’accès tous intégrés.
• Fonctionnalités communautaires. Annuaires membres, événements, messagerie.

Limitations

• Surdimensionné pour les bureaux corporate. Si vous ne gérez pas un espace de coworking, c’est le mauvais outil.
• Setup complexe. Beaucoup de configuration pour toutes ces fonctionnalités.
• Prix plus élevé. À partir de 195€/mois.

Tarification

À partir de 195€/mois. Évolue avec les membres et fonctionnalités.

En résumé : Le bon choix pour les opérateurs de coworking. Pas conçu pour les bureaux corporate traditionnels.

6. Kadence — Meilleur pour la Planification Hybride

Idéal pour : Entreprises focalisées sur la coordination des plannings de travail hybride

Kadence met l’accent sur “qui est au bureau quand” en plus de la réservation de salles. Si votre défi est de coordonner la présence hybride, pas juste de réserver des salles, Kadence cible ce problème.

Points Forts

• Focus sur la planification hybride. Voyez quels collègues sont au bureau avant de choisir votre jour.
• Réservation bureaux et salles ensemble. Une plateforme pour les deux.
• Fonctionnalités de coordination d’équipe. Conçu pour la dynamique “je viens si tu viens.”

Limitations

• Moins mature que les acteurs établis. Plateforme plus récente, encore en évolution.
• Tarification sur devis uniquement. Pas de page prix transparente.

Tarification

Devis personnalisés selon la taille et les besoins.

En résumé : À évaluer si la coordination hybride est votre défi principal. Moins convaincant pour des besoins purement de réservation de salles.

7. Joan — Meilleure Approche Hardware-First

Idéal pour : Entreprises voulant des écrans de salles comme interface principale

Joan fabrique des écrans e-ink pour salles et a construit un logiciel autour. Si vous avez décidé que vous voulez des écrans devant chaque salle, Joan est conçu pour cette approche hardware-first.

Points Forts

• Excellents écrans de salles. Écrans e-ink qui font professionnel et consomment peu.
• Intégration hardware + software. Conçus pour fonctionner ensemble dès le départ.
• Réservation facile à la porte. Approchez, tapez, réservez.

Limitations

• Coût du matériel. 400-600$ par écran s’accumule vite.
• Logiciel conçu autour du matériel. Moins convaincant si vous n’achetez pas les écrans.
• Fonctionnalités limitées au-delà de la réservation. Outil focalisé, pas une plateforme.

Tarification

Logiciel à 7$/salle/mois. Écrans vendus séparément (400-600$ chacun).

En résumé : Le bon choix si les écrans de salles sont centraux à votre stratégie. Sinon, les solutions software-first offrent plus de flexibilité.

Comment Choisir : Cadre de Décision

Toujours pas sûr ? Travaillez ces questions :

1. Quel est votre modèle de budget ?

• Tarification par utilisateur OK : Robin, Envoy, Kadence
• Forfait/par salle préféré : SpotBooker, Skedda, Joan

2. Quelle est la taille de votre entreprise ?

• Moins de 50 employés : SpotBooker (Gratuit ou payant), Skedda
• 50-500 employés : SpotBooker, Skedda, Envoy
• 500+ employés : Robin, Kadence

3. Quel est votre cas d’usage principal ?

• Juste réservation de salles : SpotBooker, Skedda, Joan
• Salles + bureaux : SpotBooker, Robin, Kadence
• Salles + gestion visiteurs : Envoy
• Opérations coworking : Nexudus

4. À quelle vitesse devez-vous lancer ?

• Cette semaine : SpotBooker (setup 5 min)
• Ce mois : Skedda, Envoy, Joan
• Prêt à attendre 4-8 semaines : Robin, Kadence, Nexudus

5. Avez-vous besoin de matériel d’affichage ?

• Oui, c’est essentiel : Joan, Robin
• Bien à avoir : Toute plateforme avec support d’écrans tiers
• Pas nécessaire : SpotBooker, Skedda, Envoy

FAQ

Quelle est LA fonctionnalité qui améliore vraiment l’utilisation des salles ?

Le check-in automatique avec libération automatique. Les salles qui restent inutilisées parce que quelqu’un a oublié sa réservation sont la plus grande source de gaspillage. Réglez ça d’abord, ensuite inquiétez-vous du reste.

Un logiciel de réservation gratuit suffit-il ?

Pour les très petites équipes (moins de 10 personnes, 2-3 salles), oui. Le tier gratuit de SpotBooker ou Google Calendar avec discipline peut fonctionner. Au-delà, les problèmes de coordination justifient un logiciel payant.

Combien de temps prend l’implémentation ?

Varie énormément :

• SpotBooker : 5 minutes pour le setup basique, 1-2 heures pour la configuration complète
• Robin : 2-4 semaines avec support d’implémentation
• Nexudus : 2-6 semaines selon la complexité

Peut-on migrer d’un système à un autre ?

Oui, mais attendez-vous à du travail manuel. La plupart des systèmes n’ont pas d’import/export direct entre concurrents. Prévoyez 1-2 semaines pour la migration et le fonctionnement en parallèle.

L’Essentiel

Il n’y a pas de “meilleur” logiciel de réservation unique—il y a le meilleur choix pour votre situation.

Pour la plupart des entreprises en croissance (10-500 personnes) : SpotBooker offre le meilleur équilibre fonctionnalités, prix et simplicité. Vous serez opérationnel en un après-midi, pas en un mois.

Pour les enterprises (500+) : Robin justifie son coût plus élevé avec des intégrations matures et des fonctionnalités enterprise.

Pour les espaces de coworking : Nexudus est conçu pour votre modèle business.

Pour les bureaux avec beaucoup de visiteurs : Envoy combine réservation de salles et gestion des visiteurs de façon fluide.

Le pire choix ? Rester avec votre chaos actuel parce que choisir semble accablant. Choisissez-en un, essayez la version gratuite, et itérez à partir de là.

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