Robin vs SpotBooker: ¿Qué Software de Reservas Elegir?
Si estás comparando Robin y SpotBooker, probablemente buscas una solución de reserva de salas que realmente se use—no otra herramienta que acumule polvo.
Ambas plataformas resuelven el mismo problema fundamental: ayudar a los equipos a encontrar y reservar espacios de reunión sin el caos de dobles reservas, reuniones fantasma y salas desperdiciadas. Pero lo abordan de manera diferente, a precios muy diferentes.
Aquí hay un análisis honesto para ayudarte a decidir.
La Versión Corta
Robin es una plataforma workplace de nivel empresarial. Es potente, pulida, y con precios para empresas con presupuestos dedicados. Si tienes 500+ empleados y necesitas integraciones profundas con Slack, Microsoft Teams, y hardware como pantallas de salas, Robin cumple.
SpotBooker está construido para equipos que quieren la funcionalidad central—reserva de salas, check-in, analytics—sin la complejidad ni el costo enterprise. Es más rápido de configurar, significativamente más barato, y maneja el 90% de lo que la mayoría de equipos realmente necesita.
| Factor | Robin | SpotBooker |
|---|---|---|
| Ideal para | Grandes empresas (500+) | PyMEs y mercado medio (10-500) |
| Precio inicial | ~$5-8/usuario/mes | $19/mes (fijo, no por usuario) |
| Tiempo de setup | Días a semanas | Menos de 5 minutos |
| Curva de aprendizaje | Moderada | Mínima |
| Check-in auto | Sí | Sí (liberación auto 15 min) |
| Idiomas | Inglés principalmente | EN, FR, ES, PT nativos |
Precios: La Mayor Diferencia
Abordemos el tema principal.
Precios de Robin
Robin usa precios por empleado, típicamente entre $5-8 por usuario por mes dependiendo de tu plan y tamaño de empresa. Para una empresa de 100 personas, eso es $500-800/mes o $6,000-9,600/año.
Robin también ofrece add-ons para reserva de escritorios, gestión de visitantes, y analytics workplace—cada uno potencialmente añadiendo al costo.
Precios de SpotBooker
SpotBooker usa una tarifa mensual fija basada en el número de espacios (spots) que gestionas, no usuarios:
- Gratis: 2 spots, funciones básicas
- Mensual: $29/mes base (incluye 8 spots) + $2/spot adicional
- Anual: $19/mes ($228/año) + $20/año por spot adicional
Para esa misma empresa de 100 personas con 15 salas de reunión, SpotBooker cuesta aproximadamente $30-40/mes o $360-480/año.
Las matemáticas: SpotBooker típicamente cuesta 80-90% menos que Robin para funcionalidad equivalente.
Cuándo el Precio de Robin Tiene Sentido
El mayor costo de Robin se justifica si necesitas:
- SSO enterprise profundo y cumplimiento de seguridad
- Integraciones de hardware extensas (pantallas de salas, sensores)
- Gestión de cuenta dedicada y soporte de onboarding
- Herramientas avanzadas de analytics workplace y planificación de espacio
Si tu equipo de facilities gestiona portfolios multi-edificio complejos y tiene presupuesto para herramientas premium, Robin entrega valor.
Cuándo el Precio de SpotBooker Tiene Sentido
SpotBooker es mejor opción si:
- Necesitas reserva de salas sin overhead enterprise
- Quieres empezar inmediatamente sin implementación larga
- Tienes restricciones de presupuesto pero necesitas funciones profesionales
- Operas en múltiples idiomas (soporte nativo FR, ES, PT)
Comparación de Funcionalidades
Reservas & Programación
| Funcionalidad | Robin | SpotBooker |
|---|---|---|
| Integración calendario | Google, Outlook, Exchange | Google, Outlook |
| Reservas recurrentes | ✓ | ✓ |
| App móvil | ✓ (iOS, Android) | ✓ (Web app, PWA) |
| Búsqueda/filtrado de salas | ✓ | ✓ (SpotFinder) |
| Workflows de aprobación | ✓ | ✓ |
| Reserva pública (sin cuenta) | Limitado | ✓ |
Veredicto: Paridad funcional en reservas básicas. Robin tiene apps móviles nativas; la web app de SpotBooker funciona en todos los dispositivos.
Check-In & Gestión de No-Shows
Ambas plataformas entienden que las salas reservadas-pero-vacías son el verdadero enemigo.
| Funcionalidad | Robin | SpotBooker |
|---|---|---|
| Check-in QR code | ✓ | ✓ |
| Liberación auto sin check-in | ✓ | ✓ (15 min por defecto) |
| Recordatorios email | ✓ | ✓ |
| Check-in NFC | ✓ | ✓ |
Para más sobre reduce meeting room no-shows, ambas plataformas están bien equipadas.
Veredicto: Funcionalidad equivalente. Ambas resuelven el problema de no-shows efectivamente.
Analytics & Reportes
| Funcionalidad | Robin | SpotBooker |
|---|---|---|
| Reportes de utilización | ✓ (Avanzado) | ✓ |
| Seguimiento de no-shows | ✓ | ✓ |
| Patrones de uso | ✓ | ✓ |
| Herramientas de planificación | ✓ | Básico |
| Reportes personalizados | ✓ | Limitado |
Veredicto: Robin gana en analytics avanzados. Si necesitas datos detallados de planificación de espacio para decisiones inmobiliarias, el reporting de Robin es más completo. SpotBooker cubre lo básico que la mayoría de equipos necesita.
Integraciones & Hardware
| Funcionalidad | Robin | SpotBooker |
|---|---|---|
| Integración Slack | ✓ | Planeado |
| Microsoft Teams | ✓ | Planeado |
| Pantallas de salas | ✓ (Partners) | Compatible terceros |
| Sensores de ocupación | ✓ | No nativo |
| Acceso API | ✓ | ✓ |
Veredicto: Robin tiene un ecosistema de integración maduro. Si necesitas pantallas fuera de cada sala y seguimiento de ocupación por sensores, Robin está mejor equipado. SpotBooker se integra con calendarios estándar pero tiene menos partnerships de hardware nativos.
Setup & Implementación
Robin
La implementación típica toma 2-4 semanas para empresas medianas. Esto incluye:
- Configuración técnica e integración de calendario
- Instalación de hardware (si usa pantallas de salas)
- Capacitación de admins
- Despliegue a empleados
Robin proporciona soporte dedicado durante este proceso, que es parte de la propuesta de valor.
SpotBooker
Tiempo de setup: menos de 5 minutos para configuración básica. La mayoría de equipos:
- Crean cuenta
- Agregan salas/espacios
- Invitan usuarios
- Empiezan a reservar
No se requiere proyecto de implementación. No se necesitan sesiones de capacitación—la interfaz es autoexplicativa.
Veredicto: Si quieres resolver la reserva de salas esta semana, SpotBooker gana. Si tienes tiempo para un proyecto de implementación proper y quieres acompañamiento, Robin lo proporciona.
¿Quién Debería Elegir Robin?
Robin tiene sentido si:
- Tienes 500+ empleados y personal workplace/facilities dedicado
- Necesitas seguridad enterprise (SOC 2, SSO/SAML, certificaciones)
- Quieres hardware de pantallas integrado en cada sala de conferencias
- Requieres analytics workplace avanzados para planificación inmobiliaria
- Tienes presupuesto para software workplace premium ($6,000+/año)
- Necesitas integración Slack/Teams como requisito central
Robin es excelente software. Simplemente está construido para un segmento específico (más grande, mejor financiado).
¿Quién Debería Elegir SpotBooker?
SpotBooker tiene sentido si:
- Tienes 10-500 empleados y quieres reserva de salas simple y efectiva
- Necesitas lanzar rápido sin proyecto de implementación
- Quieres 80-90% de ahorro versus alternativas enterprise
- Operas en múltiples idiomas (el soporte nativo FR, ES, PT importa)
- Gestionas un espacio de coworking y necesitas reserva pública sin cuentas
- Quieres funciones esenciales sin pagar por overhead enterprise que no usarás
SpotBooker maneja los fundamentales que impulsan el éxito diario de reserva de salas—sin la complejidad ni el costo que solo tiene sentido a escala enterprise.
¿Y las Otras Opciones?
Si ni Robin ni SpotBooker encaja, considera:
- Skedda — Similar a SpotBooker, bueno para necesidades simples
- Envoy — Fuerte si gestión de visitantes es tu necesidad principal
- Nexudus — Construido específicamente para espacios de coworking
Para una reduce meeting room no-shows, hemos analizado el mercado más amplio.
En Resumen
Elige Robin si: Eres una gran empresa con presupuesto de tecnología workplace, necesitas integraciones de hardware y analytics avanzados, y tienes tiempo para implementación proper.
Elige SpotBooker si: Quieres reserva de salas efectiva sin complejidad ni costo enterprise, necesitas lanzar rápido, y prefieres pagar por espacios gestionados en lugar de por usuario.
Ambos son buenos productos. La pregunta es cuál coincide con tu escala, presupuesto y cronograma.
Para más contexto sobre qué hace funcionar bien la reserva de salas, consulta nuestra reduce meeting room no-shows.
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